Протокольные аспекты подготовки двусторонних и многосторонних переговоров

Протокольные аспекты подготовки двусторонних и многосторонних переговоров

В подготовке переговоров можно выделить следующие ключевые элементы: выбор места и времени проведения переговоров, формирование делегации, оборудование помещения, решение организационно-процедурных вопросов (язык переговоров, стенографирование, рассадка участников).

• Место и время проведения переговоров определяются по взаимной договоренности сторон. Инициаторы встречи могут первыми высказать свои соображения по данному вопросу и в порядке вежливости предоставить право окончательного решения приглашенной стороне.

• Согласно международной практике, на переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня представительства делегаций. Нежелательны переговоры один на один в силу определенной зависимости их результата от субъективных причин. В случае необходимости решается вопрос о дополнительном привлечении к работе экспертов.

• Переговоры лучше проводить в специально оборудованном для этих целей помещении или в кабинете руководителя делегации.

• На столе не должно быть никаких лишних документов, раскладывается бумага (блокноты), карандаши. Цветы уместны только в низких вазах. Целесообразно поставить бутылки с минеральной водой и фужеры на подносах числом равным количеству участников переговоров. Фужеры обычно ставят вверх дном – знак, что они не использованы.

• Если планируются продолжительные переговоры, следует позаботиться о легком угощении. При наличии возможностей угощение предпочтительнее организовать в отдельном помещении.

• Наличие пепельниц на столах является знаком разрешения курить. В международной практике, однако, в последнее время курение в местах коллективной работы не принято. Организаторам переговоров лучше предусмотреть специальное место для курения, заранее предупредив об этом гостей.

• Вся необходимая по обсуждаемому вопросу документация должна находиться в помещении для переговоров. Здесь же полезно иметь наглядную информацию (стенды, образцы, буклеты и т. п.) о своей организации.

• Язык переговоров, участие в них переводчиков с одной или двух сторон также определяются предварительно по взаимной договоренности.

• Международные протокольные правила не допускают стенографирования хода переговоров в одностороннем порядке, равно как и использования диктофонов, средств видеозаписи.

• Рассадка за столом переговоров производится с учетом рангов и служебных положений участников. Практикуется несколько вариантов рассадки. Главы делегаций могут сидеть во главе стола напротив друг друга (переводчики располагаются сбоку), а далее за столом садятся остальные члены делегаций согласно старшинству по нисходящей Более распространен, однако, другой вариант: главы делегаций садятся в центре стола, друг на против друга, рядом с ними (слева) переводчики и далее по обе стороны члены делегаций. При участии в переговорах трех или более сторон делегации располагаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Приехавшая делегация садится лицом к окну.