Подготовка и проведение международной конференции

Уровни

• совещания глав государств или глав правительств;

• совещания министров иностранных дел;

• обычные международные конференции, где каждое государство по своему усмотрению назначает главу делегации.

Роль и функции секретариата

Для организационного обеспечения конференции ее инициаторы создают секретариат роль которого до начала конференции:

• рассылке приглашений;

• разработке проектов документов;

• бронировании гостиниц;

• заказе транспорта;

• подготовке конференц-зала.

Во время работы конференции секретариат занимается административными вопросами:

• организацией встречи участников конференции;

• поддержанием связи с местными властями;

• обеспечением переводчиками;

• аудио-видео средствами;

• ведением протоколов заседаний согласно правилам процедуры;

• тиражированием проектов документов.

По окончании конференции секретариат организует опубликование материалов конференции (отчета, протоколов, тезисов).

Обязательный элемент любой конференции – наличие четких правил (правил процедуры), которые определяют деятельность ее участников и к которым председательствующий апеллирует в случае сомнения или несогласия. Правила процедуры могут быть распространены заблаговременно в виде проекта вместе с уведомлением о времени и месте проведения международного форума, его повестке. В повестку конференции включаются вопросы для обсуждения в порядке их рассмотрения.

Подготовка и прием

• Инициатива созыва конференции может исходить как от международной организации, так и от государства или группы государств.

• Выбор места – безопасность и техническое удобство.

• До начала форума решается и вопрос об официальных и рабочих языках.

• Прибывающих на конференцию иностранных гостей встречают официальные представители принимающей страны соответственно уровню руководителя делегации, а также глава соответствующего дипломатического представительства.

• В аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги двух стран; гимны, как правило, не исполняются.

• Прибывающие главы делегаций обычно посещают диппредставительство своей страны, наносят визит кому-либо из официальных лиц страны-хозяйки. Договоренности о визитах такого рода достигаются по дипломатическим каналам заблаговременно.

• Принцип размещения делегаций на заседании определяется заблаговременно. В его основе обычно лежит алфавитный порядок размещения согласно одному из национальных языков, чаще английскому или французскому. Рассадка необязательно начинается с первой буквы алфавита. Для определения страны, с которой будет начинаться рассадка, нередко проводится жеребьевка.

• На первом заседании (открытие конференции) обычно председательствует представитель принимающей страны (временный председатель).

• Дальнейшее председательствование осуществляется на основе ежедневной ротации представителей (глав делегаций) всех стран-участниц. Функции председательствующего четко оговариваются в правилах процедуры.

• При необходимости конференция может делиться на комитеты, рабочие группы, секции для рассмотрения различных аспектов вопросов, вынесенных в повестку дня.

• Отчеты об их работе затем обсуждаются на пленарном заседании, кладутся в основу принимаемых итоговых документов.