Подготовка официального приема

Подготовка официального приема

Проведение приема требует тщательной подготовки

• Выбор вида приема.

• При определении даты приема важно помнить, что приемы не организуются в предпраздничные и нерабочие дни, а также в дни национального траура (назначенные ранее отменяются).

• Приглашение на прием. Приглашения желательно отпечатать типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или впечатываются в бланк. Супружеским парам посылается общее приглашение с указанием на первом месте имени официального лица. Приглашения пишутся от третьего лица с употреблением выражения «имеет честь пригласить» и не подписываются. В приглашении на торжественный прием может указываться форма одежды (дресс-код). Проставленные внизу приглашения буквы RSVP означают просьбу подтвердить приглашение. Если на приглашении указан номер телефона, ответ можно дать по телефону. Приглашение направляют за две-три недели до приема. Ответ на него обязателен.

• Оборудование помещения для приема. Чаще всего приемы устраиваются в арендованных помещениях местных ресторанов с хорошей кухней и обслуживанием. Организаторы в таком случае обязаны подумать о размещении национальных флагов, а нередко и портретов глав обоих государств. Для проведения приема с рассадкой желательно иметь два зала: один для сбора гостей, другой для банкета. Немаловажным требованием является соответствие размеров помещения количеству приглашенных.

• Рассадка на приеме. 1) Строгое соблюдение принципа старшинства. 2) Места, ближайшие к хозяйке и хозяину, считаются самыми почетными. 3) Место по правую руку почетнее места по левую руку. Первыми по правую руку от хозяина рассаживают женщин, от хозяйки – мужчин. 4) Затем места чередуются: рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот. 5) Женщине не отводят место рядом с женщиной, а мужу – с женой. 6) Два иностранца из одной страны не должны сидеть вместе. 7) Замужняя женщина занимает место в соответствии со старшинством своего супруга. Вдовы сохраняют статус мужей. Замужние женщины имеют старшинство выше разведенных, а также молодых девушек, если только последние не обладают преимуществом в силу своего официального положения. 8) Муж женщины, занимающей официальное положение, садится среди мужчин соответственно статусу супруги 10) Общепринято при равном статусе преимущество иностранных гостей перед гражданами своей страны.

• Для обозначения мест за столом организаторы приема печатают рассадочные и кувертные карточки.

• Составление меню и сценария проведения приема. Составляя меню, необходимо учитывать вкусы гостей, их культурные и религиозные традиции. Однако общепринятые правила соблюдаются неукоснительно (чередование блюд, соответствие напитков закускам и т. д.). Современная международная практика эволюционирует в сторону упрощения (удешевления) приемов: ограничивается подача спиртных напитков, слишком дорогих блюд. Вместе с тем очевидно стремление устроителей придать проводимым мероприятиям национальный колорит.