Подготовка программы пребывания зарубежной делегации
НАВИГАЦИЯ ПО СТРАНИЦЕ
легко понять и запомнить
Подготовка программы пребывания зарубежной делегации
После решения организационных вопросов, связанных с процедурой приглашения иностранных гостей, окончательного согласования и подтверждения сроков предстоящего визита, принимающая сторона приступает к разработке программы пребывания зарубежной делегации.
В подготовке программы пребывания делегаций на государственном уровне участие принимают обе стороны.
Содержание программы зависит от того, кем организуется визит. Если делегация едет за свой счет, то принимающая сторона несет расходы, связанные только с выполнением протокольной части программы пребывания.
К приезду зарубежной делегации обычно готовятся две программы: общая (внешняя), предназначенная для гостей, и подробная (рабочая, или внутренняя) для организаторов приема.
Общая программа представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания гостей в стране.
В подробной (рабочей) программе отражаются все организационно-технические детали приема делегации.
В частности, в программе необходимо предусмотреть:
своевременное бронирование гостиницы или подготовку другого местопроживания делегации;
определение мест питания;
персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;
содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;
получение и доставку багажа, транспортное обеспечение;
помощь в размещении в гостинице;
работу переводчиков;
организация приемов;
организация переговоров;
организация культурной программы;
решение транспортных вопросов и т. д.
Во избежание срывов и неувязок по каждому из вопросов определяются персонально ответственные за его выполнение лица.
Прибытие зарубежного гостя с супругой требует участия супруги официального лица принимающей стороны. В этом случае отдельная программа готовится и для супруг, так как в деловой части визита они могут быть не заняты.
Официальный визит предусматривает обмен памятными подарками. Их характер должен быть продуман заранее. При рабочих визитах вручение подарков не принято.
При разработке программы во внимание также принимается личный режим гостя, к которому он привык, обязательно предусматривается свободное время для личных дел.
Отпечатать в типографии всё необходимое
В обязанности сотрудников протокола, кроме всего прочего, входит отслеживание соблюдения хронометража программы пребывания гостей, чтобы мероприятия по возможности начинались и заканчивались в запланированное время.
