Подготовка программы пребывания зарубежной делегации

Подготовка программы пребывания зарубежной делегации

После решения организационных вопросов, связанных с процедурой приглашения иностранных гостей, окончательного согласования и подтверждения сроков предстоящего визита, принимающая сторона приступает к разработке программы пребывания зарубежной делегации.

• В подготовке программы пребывания делегаций на государственном уровне участие принимают обе стороны.

• Содержание программы зависит от того, кем организуется визит. Если делегация едет за свой счет, то принимающая сторона несет расходы, связанные только с выполнением протокольной части программы пребывания.

• К приезду зарубежной делегации обычно готовятся две программы: общая (внешняя), предназначенная для гостей, и подробная (рабочая, или внутренняя) для организаторов приема.

В частности, в программе необходимо предусмотреть:

своевременное бронирование гостиницы или подготовку другого местопроживания делегации;

определение мест питания;

персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;

содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;

получение и доставку багажа, транспортное обеспечение;

помощь в размещении в гостинице;

работу переводчиков;

организация приемов;

организация переговоров;

организация культурной программы;

решение транспортных вопросов и т. д.

• Во избежание срывов и неувязок по каждому из вопросов определяются персонально ответственные за его выполнение лица.

• Прибытие зарубежного гостя с супругой требует участия супруги официального лица принимающей стороны. В этом случае отдельная программа готовится и для супруг, так как в деловой части визита они могут быть не заняты.

• Официальный визит предусматривает обмен памятными подарками. Их характер должен быть продуман заранее. При рабочих визитах вручение подарков не принято.

• При разработке программы во внимание также принимается личный режим гостя, к которому он привык, обязательно предусматривается свободное время для личных дел.

• Отпечатать в типографии всё необходимое

• В обязанности сотрудников протокола, кроме всего прочего, входит отслеживание соблюдения хронометража программы пребывания гостей, чтобы мероприятия по возможности начинались и заканчивались в запланированное время.