Телефонные разговоры

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации. Искусство пользования телефоном состоит в том, чтобы максимально реализовать предоставляемые им возможности.

Некоторые рекомендации по телефонным разговорам:

• если телефонный звонок отвлекает от важного дела, то следует либо сразу снять трубку и вежливо попросить перезвонить, либо отключить телефонный аппарат;

• телефонную трубку по звонку снимает секретарь. В общей комнате с подчиненными телефон помещают на столе младшего по должности, присоединив параллельные аппараты;

• телефонную трубку следует снимать после первого звонка, но не позже четвертого;

• вести телефонный разговор следует вполголоса;

• сняв телефонную трубку, следует представиться или назвать организацию, подразделение;

• если разговор с посетителем заканчивается, а в это время зазвонил телефон, то следует попросить телефонного собеседника немного подождать и не вешать трубку;

• если разговор продлится еще долго и он достаточно серьезен, то не следует попросить звонящего перезвонить;

• не следует хранить молчание, слушая телефонного собеседника, а подтверждать участие в беседе краткими нейтральными репликами;

• если во время телефонного разговора произошел сбой, то перезванивает тот, кто звонил.

Деловой телефонный разговор следует вести:

• вежливо как в храме;

• информативно как подача данных на компьютер;

• кратко как команда в атаку.