Организация «круглых столов» и презентаций

Как правило, презентация компании проводится по случаю ее открытия или создания, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, услуг, нового лица организации. 

Презентации устраиваются для потенциальных потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, обязательно приглашаются представители СМИ. 

Разница между презентацией для: клиентов — заставить побыстрее купить новый товар, партнеров – представить выгоды от его появления на рынке, прессы — побудить журналистов заманчиво написать о товаре, сделать ему скрытую рекламу.

Работникам пресс-служб часто приходится готовить и проводить презентации (от лат. praesentatio — представление).

Продолжительность презентации ограничена, в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Презентация, как и пресс-конференция, предусматривает сессию вопросов-ответов.

Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных из различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное — тематикой. Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности компании, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности.

Этапы проведения презентации:

1. Определение цели и ее приоритетов.

2. Обоснование концептуализации презентации путем формирования идеи, определения места и сроков проведения, состава участников и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию во второй половине дня; ее продолжительность должна составлять не более 4 ч, в том числе торжественная часть и культурная программа — 1,5-2 ч, ужин или фуршет — 2 ч.

3. Разработка программы презентации. Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в администрации компании и владеющий ораторским искусством и навыками международного этикета. 

Сценарий презентации:

• ведущий представляет руководителей компании и важных гостей;

• показываются рекламные фильмы длительностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации ;

• ведущий предоставляет слово руководителям компании для кратких сообщений на 2–3 мин;

• отводится время на вопросы присутствующих и ответы на них;

• ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями;

• предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;

• заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.

Общие требования:

• Важно четко определить цель проведения презентации, чтобы можно было зафиксировать, «измерить» результаты.

• Выявить целевые аудитории, продумать состав приглашенных.

• При создании сценария соотнести увлекательность и содержательность презентации с учетом поставленной цели.

• Обеспечить визуализацию, запоминаемость события.

• Позаботиться о вовлечении приглашенных в коммуникацию, создать ситуацию обратной связи организаторов, ведущих и аудитории.

• Презентация как специальное событие должна быть сбалансирована по времени, по характеру коммуникаций, чтобы информация была максимально усвоена.

• Организовать необходимый резонанс в СМИ и общественном мнении.

Основное отличие круглого стола от всех других форм мероприятий в наличии проблемы, вопроса для обсуждения. В этом случае уместно устраивать дискуссию, представлять разные точки зрения, можно привлекать к обсуждению журналистов. Поэтому круглый стол как форма мероприятия для СМИ привлекательна для журналистов по своей сути. 

Участниками круглого стола являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций, их число не превышает 14-15 человек.

Тема и обсуждаемые вопросы круглого стола планируются и объявляются заранее. Участников знакомят с ними приблизительно за 10-14 дней до начала заседания. Это дает возможность подготовить аргументы, материалы для демонстрации. 

Работу круглого стола организует и направляет ведущий или модератор, обладающий высоким уровнем коммуникативной компетентности, опытом и навыками ведения подобных мероприятий и хорошо подготовленный по тематике обсуждения. 

Перед началом обсуждения и выступлений участники коротко представляются всем присутствующим. Как правило, это происходит по порядку занятия мест за столом (по часовой стрелке). Ведущий предлагает порядок обсуждения и объявляет регламент для каждого выступающего в соответствии с важностью его выступления, в процессе обсуждения следит за соблюдением регламента. 

Заканчивая обсуждение, ведущий коротко, в пределах 2–3 мин, делает резюме, подытоживая сказанное, акцентируя нужные моменты обсуждения и выводов участников, а также интерпретируя всю озвученную информацию в желательном ключе, исходя из конечных целей PR-организации «круглого стола».