Особенности организации пресс-тура

Отличительными особенностями пресс-тура являются:

• его продолжительность: среднем занимает 2-3 дня;

• совмещает в себе и пресс-конференцию, где можно получить комментарий из первых уст представителя компании, и презентацию продукта, и фуршет с развлекательной программой, и часто экскурсию;

• часто носит неофициальный характер и позволяет показать журналистам продукт и опробовать его; считается самой эффективной формой взаимодействия с журналистами;

• позволяет сформировать пул лояльных журналистов и увеличивает возможность написания позитивных материалов о продукте в желаемых СМИ;

• журналисты ждут от пресс-тура эксклюзивную и интересную информацию, которую можно узнать только в ходе поездки;

• начинать организацию пресс-тура стоит за 2-3 месяца.

Преимущество организации пресс-тура – меньшие затраты в сравнении с размещением рекламы в тех же СМИ, которые по итогам поездки опубликуют материал. Кроме того, авторские статьи не воспринимаются как рекламные и за счет этого привлекают внимание читателей к продукту и формируют положительное мнение о нем.

Ключевые пункты программы пресс-тура:

1. Встреча участников.

2. Посадка в транспорт.

3. Размещение журналистов в гостинице.

4. Пресс-конференции, пресс-завтрак, пресс-обед, пресс-ужин.

5. Развлекательные мероприятия.

6. Экскурсии.

7. Трансфер к месту прибытия.

Этапы подготовки:

1. Постановка конкретных целей и задач пресс-тура.

2. Правильная формулировка информационного повода.

3. Решение вопроса с местом проведения мероприятия и его оформлением. Если пресс-тур будет проходить на предприятии, нужно заранее позаботиться о безопасности и чистоте оборудования, а также о соблюдении различных норм и правил. Персонал должен быть в опрятной рабочей форме, должен подготовиться к возможным вопросам журналистов. В случае проведения конференции необходимо оснастить зал всем необходимым для продуктивного общения организаторов и сотрудников редакций.

4. Выбор подходящего места для размещения и способов транспортировки журналистов.

5. Выбор наиболее благоприятного времени – проведение пресс-тура может быть приурочено к датам выхода ключевых изданий.

6. Составление маршрута – он не должен быть очень длинным, желательно добавить больше зрелищности, чтобы заинтересовать журналистов.

7. Составление списка приглашенных – все гости получают официальные приглашения, которые должны быть разосланы заранее.

8. Разослать предварительный пресс-релиз, анонс или тизер.

9. Обзвонить приглашенных журналистов для утверждения окончательного списка участников. Не все приглашенные смогут принять участие в пресс-туре, но могут проявить заинтересованность. В этом случае нужно выслать все сопутствующие документы по почте.

10. Подготовить пресс-кит, то есть набор материалов, интересных для СМИ, который включает бэкграунд, пресс-релиз, кейс-стори, обзорные статьи.

11. Подбор квалифицированного модератора – в его задачу входит проведение конференций и представление компании. Именно он рассказывает журналистам о новшествах, которые и послужили информационным поводом для пресс-тура.

12. Подготовка тематических сувениров и подарков для журналистов – своеобразный дополнительный бонус напоследок, повышающий настроение и лояльность гостей.

Реализация: Само мероприятие. Этот этап показывает, насколько тщательно была проведена подготовка. Если все продумано до мелочей, то пресс-тур пройдет без заминок и оставит только положительное впечатление как у журналистов, так и у организаторов и послужит дополнительным фактором при подготовке материала журналистом. Заключительный этап включает в себя общение с журналистами, побывавшими в пресс-туре, и сбор публикаций по его итогам.