Планирование и организация пресс-конференции

Важно учитывать при проведении пресс-конференции:

• Место.

  • Критериями выбора места являются:

    • статус –подчеркивает значимость мероприятия;

    • техническое оснащение - возможность показа слайдов, видеороликов, проведения фуршета;

    • удобство расположения - журналисты, участники, гости не должны тратить много времени на дорогу, поиск зала, парковку.

• Содержание.

  • Следует приглашать тех, кому профессионально близко содержание события.

• Время.

  • Время не должно совпадать с другими событиями этого дня, а также необходимо учитывать будущий выход газеты.

Важно! Легкий фуршет по окончании официальной части конференции является удобным для установления позитивных контактов с журналистами, а те, в свою очередь, могут получить дополнительную информацию в ходе неформального общения с организаторами и участниками.

Пресс-конференция предполагает:

• авторитетность источника новостей; 

• получение новостей из первых уст; 

• возможность проверки сведений; 

• уточнения версий с помощью вопросов.

Этапы подготовки и проведения пресс-конференции:

• Планирование и оповещение.

  • Определить время проведения: вторник-четверг, 11.00-11.30 или 14.30-16.00. Однако если новость не ждет, проводить пресс-конференцию можно в любой день и в любое время.

  • Первый анонс стоит дать за неделю, второй – за два дня.

  • Не позднее, чем за сутки – контрольный обзвон СМИ (получено ли приглашение, планируется ли явка, не нужна ли какая-то дополнительная информация).

• Организационный этап, или «за час до пресс-конференции».

  • Необходимо изготовить указатели (объявление на входе в здание, стрелки с текстом «Пресс-конференция», табличка на двери, указатель «Регистрация» и «Гардероб»).

  • Все организаторы должны иметь бейджи с названием структуры, фамилией, именем и отчеством.

  • На столах, за которыми будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными (Ф.И.О. с двух сторон).

  • За спинами участников располагается логотип организации.

  • У каждого участника пресс-конференции должен быть персональный набор (микрофон, бутылка минеральной воды, стакан, бумага, ручка).

  • Каждому представителю СМИ выдается специальная папка (бумага, ручка, фирменная полиграфия (если есть), список с полными именами и названиями организаций выступающих, краткое содержание ключевых выступлений, при необходимости какие-либо документы и др.).

  • При появлении ньюсмейкеров возникает целый ряд условий, которые необходимо соблюдать: встречать их необходимо сразу после входа в здание; необходимо предусмотреть помещение, где они могут остановиться перед пресс-конференцией, побеседовать с организатором (продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений и др.); перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не должны общаться.

  • Чем меньше человек в «президиуме», тем лучше.

  • На пресс-конференции предполагается три основные роли: ньюсмейкер, ведущий, эксперт.

• Проведение пресс-конференции, или «пресс-конференция началась».

  • Допустимо и даже желательно задержать пресс-конференцию на 5-10 минут.

  • Продолжительность пресс-конференции – 30-60 минут.

  • Продолжительность вступительной речи 10-15 минут.

  • До начала пресс-конференции необходимо обозначить, сколько вопросов может задавать один журналист. Если последуют попытки нарушить регламент, можно нейтрализовать их фразой «Господа, мы договорились задавать по одному вопросу».

  • Если вместо вопроса следует самовыражение журналиста, можно объяснить ему, что форма пресс-конференции не предполагает дискуссий или попросить сформулировать вопрос.

• Подведение итогов, или «после пресс-конференции».

  • После пресс-конференции, даже в условиях отсутствия времени, необходимо найти возможность пообщаться с журналистами. Чем больше встреч и вопросов, тем больше выходных материалов. Параллельно можно решать дополнительные задачи – налаживание контактов с журналистами, сбор информации для включения в медиакарту и т. д. Можно провести фуршет.

  • Для более точной выходной информации после пресс-конференции можно отправить уточняющий пресс-релиз (имена выступающих, какие-либо данные и др.).

  • Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг – контроль и анализ вышедших в СМИ материалов.