Виды мероприятий для прессы. Их значение в коммуникации со СМИ

С целью создания и поддержания позитивного общественного мнения, обеспечения желаемого поведения общественности компании организуют многообразные мероприятия для журналистов.

Пресс-конференция

Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между компанией и журналистами, так как последние получают информацию из первых уст от PR-специалистов компании и ее менеджмента. В ней обязательно участвуют руководство или люди, максимально компетентные в вопросах, которые освещаются на пресс-конференции.

Пресс-конференцию проводят в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. Пресс-конференции также созываются, если у журналистов возникло много вопросов к руководству компании, в преддверии или по окончанию какого-либо мероприятия (события).

Выстраивая систему работы с журналистами, необходимо определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций. В крупных организациях, органах власти оптимально вводить график проведения пресс-конференций: это упрощает процесс оповещения журналистов, создает ощущение стабильности, доверительного отношения к прессе. Для небольшой организации важно решить – ежеквартально или ежемесячно вы собираете журналистов. Важно выстраивать перспективу на год. Приглашать журналистов менее чем раз в полгода нежелательно.

На пресс-конференцию приглашаются представители средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько, на первый взгляд, мелких, но на самом деле весьма существенных обстоятельств.

Обстоятельства времени проведения:

• Лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник — редакционный день в СМИ и желаемой явки не получится, а пятница — день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов. Кроме того, нельзя выбирать день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов). Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями органов власти.

• Поскольку известно, что журналисты часто работают по ночам (поздние выпуски, записи, монтаж, тракты и т. п.), целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 11:00–12:00 до 14:00, так как с 15:00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

• Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение незначительности события: будет много незаполненного пространства. Слишком тесное размещение также нежелательно: это неуважение к труду журналистов. Предусмотреть также надо пространство для перемещения операторов с камерой по залу в поисках удачных ракурсов. Необходимо обратить внимание на фон, на котором будет происходить съемка. Плохо, если в объектив попадут неэстетичные детали (небрежно висящий провод или трещина на стене). Самое разумное – разместить за спиной спикеров пресс-конференции панно с названием организации, ее логотипом. Можно также написать на панно тему пресс-конференции или ваш фирменный слоган.

Обстоятельства формы проведения:

• В приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять за 5–7 дней до открытия самой пресс-конференции.

• Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей — изложения позиции компании по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства — отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на вопросы и ответы.

• Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции.

• Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-конференция, что оградит от неточных интерпретаций (не так записали, услышали, показалось и т. д.) и обеспечит понимание сущности вопроса.

• Бесспорно, доброжелательности и активности журналистов способствует организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, шведский стол, фуршет и т. д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального PR-общения, установления более близких контактов, доверительных отношений.

Брифинг для СМИ

Разница между пресс-конференцией и брифингом — во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может длиться более 20–30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 мин, как правило, отводится выступающему, 10–20 мин — на блиц-ответы на вопросы журналистов.

Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т. д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, немедленно предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу, распространяемые через СМИ.

Пресс-тур

Пресс-туром принято называть мероприятие, подготовленное службой по продвижению организации специально для журналистов, рассчитанное на достаточно продолжительное время (несколько часов, день, несколько дней) с целью получить в результате публикацию объективных журналистских материалов о своей компании в средствах массовой коммуникации. Целью организации пресс-тура не обязательно должно быть знакомство с деятельностью всей компании: для этого достаточно и довольно убедительного информационного повода.

Непосредственной работе с журналистами в день проведения пресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, включающий длительные переговоры как внутри организации, так и со СМИ. Отдел по связям с общественностью уточняет с руководством цели проведения пресс-тура. Это означает, что пресс-тур следует посвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективному развитию организации (района, научного направления).

Для специалиста по связям с общественностью важно сразу же после принятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы, в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведение. Далее определяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которые будут давать пояснения на каждом из объектов. 

Отдел по связям с общественностью составляет начальный поименный список журналистов, присутствие которых в указанный день было бы желательно и полезно. Практика показывает, что примерно 50 % журналистов, первоначально включенных в список, по разным причинам не смогут посетить организацию в этот день. Часть из них, поблагодарив за приглашение и выразив сожаление по поводу невозможности принять его, тем не менее проявляют заинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием. Конечно, такую просьбу всегда следует удовлетворить.

Непосредственно с представителями СМИ поддерживаются регулярные контакты:

• Им отправляется пресс-релиз — анонс с кратким сообщением о предстоящем пресс-туре и приглашением принять в нем участие.

• Некоторое время спустя в редакции направляется новостной пресс-релиз с подробной информацией о целях пресс-тура и сообщением некоторых его деталей.

• За несколько дней до пресс-тура организация по телефону уточняет списочный состав представителей СМИ, включая радио и телевидение, и их требования по обеспечению технической стороны их работы.

• В течение периода подготовки к пресс-туру PR-отдел готовит специальный пресс-кит, который вручается журналистам либо по их прибытии, либо при отъезде; также готовятся для раздачи журналистам дополнительные справочные материалы об организации и ее производственной и технологической специфике на тот случай, если они намерены сделать большой материал по теме пресс-тура.

Вообще ресурсоемкость организации пресс-тура вполне компенсируется его PR-эффективностью, поскольку именно в поездках возникает неформальное, доверительное общение, устанавливаются тесные контакты, образуются крепкие межличностные связи с журналистским пулом и отдельными его членами, которые в дальнейшем способны принести реальные дивиденды для PR-специалиста и компании.

СМИ также могут приглашаться и на другие специализированные мероприятия, такие, как ярмарки, фестивали, семинары, презентации, парады, приемы и многие другие. Однако такие мероприятия уже в значительной мере ориентированы на широкую общественность в отличие от предыдущих.